Huishoudelijk reglement

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan de geldende reglementen:

a. Baanreglement.

b. Afhangreglement.

en voorzover van toepassing zijnde andere reglementen en de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of de commissies. Het dragen van tenniskleding is voorgeschreven (tenzij anders is aangegeven).

De leden zijn verplicht veranderingen van persoonsgegevens ten spoedigste schriftelijk of per e-mail aan de ledenadministratie op te geven. Zij zijn tevens verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het inschrijfgeld te voldoen voor 15 februari van het desbetreffende verenigingsjaar (begin van het tennisseizoen).

Bij in gebreke blijven van afdracht van contributie of bijdrage, respectievelijk overige door de ledenvergadering vastgestelde heffingen, binnen de door het bestuur gestelde termijn(en), geldt dat:

a. Na 14 dagen een aanmaning, verhoogd met portokosten, wordt verstuurd;

b. Een tweede aanmaning, verhoogd met dubbele portokosten en 10% boete over het oorspronkelijk verschuldigde bedrag volgt, 14 dagen na verzending van de eerste aanmaning;

c. Indien niet binnen de termijn gesteld in de tweede aanmaning is voldaan aan de financiële verplichtingen daaruit voortvloeiende, betekent dit dat automatisch een schorsing dan wel ontzetting volgt. Dit ontheft het lid niet van betaling.

d. Pas na volledige betaling van de contributie en, indien verschuldigd, het inschrijfgeld, zal de vereniging overgaan tot uitreiking van de KNLTB ledenpas.

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste 14 dagen voor de datum der vergadering, of bij bepaling op een voorafgaande bestuursvergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gehoor wordt gegeven en de bestuursvergadering binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden en leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van het inleveren bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor de algemene vergadering.

Een besluit van of benoeming door de algemene vergadering niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering is ongeldig, met inachtneming van artikel 16 lid 9 van de Statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen, of een zodanig benoemde is gekozen met tenminste twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen, blanco stemmen daaronder niet begrepen en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging.

De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste 7 dagen voor verzending der convocatie door tenminste tien leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Alle op de agenda voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergaderinggedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

Het bestuur kan één of meerdere commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies, met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten, kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meerdere leden daarvan worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen. In deze commissies kunnen bestuursleden zitting hebben.

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.

Alle stemmingen geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming wenselijk acht of één der stemgerechtigden zulks voor de stemming verlangt. Ter bepaling van het resultaat van een schriftelijke stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

In het geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die kandidaat gesteld is op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden en leden van verdienste. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Een op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder gekozen lid is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft een stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Het bestuur is slechts bevoegd tot het nemen van een beslissing indien meer dan de helft van de bestuursleden aanwezig is. Ieder jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9 lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn ter stond herkiesbaar. De verkiezing van de bestuursleden ter vervanging van de aftredenden geschiedt in de eerste algemene vergadering waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

Na inwerktreding van dit reglement zal het volgende schema worden gehanteerd:

a. De voorzitter en 1/3 van het bestuur, niet zijnde de penningmeester of secretaris, treden af in de algemene vergadering van 2004 en vervolgens na iedere drie jaar.

b. De penningmeester en 1/3 van het bestuur, niet zijnde de voorzitter of secretaris, treden af in de algemene vergadering van 2005 en vervolgens na iedere drie jaar.

c. De secretaris en de resterende leden van het bestuur, niet zijnde de voorzitter of penningmeester, treden af in de algemene vergadering van 2006 en vervolgens na iedere drie jaar.

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid, worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit haar midden gekozen leden.

Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In het geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 3 onder sub. c der Statuten wordt gesteld op € 10.000,=.

Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

a. Namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personen;

b. Presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;

c. De bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan één jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de Statuten, dient tenminste vermeld te worden: naam, voornamen, geboortejaar en -datum, adres, postcode, woonplaats en bankrekeningnummer (ten behoeve van automatische incasso). Indien van toepassing tevens e-mail adres.

In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur, bij besluit genomen met gewone meerderheid van stemmen binnen het kader van zijn bevoegdheden, zoals neergelegd in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de vereniging.

Alle leden ontvangen bij aanmelding of wijziging van de Statuten of het Huishoudelijk Reglement een exemplaar hiervan.

Aldus vastgelegd door de algemene vergadering op 15 december 2003.